Możliwości programu Kancelaria MADAR 4.0
Kancelaria 4.0 to nowoczesny system elektronicznego obiegu dokumentów, z dostępem zdalnym przez standardową przeglądarkę internetową. System pozwala na prowadzenie ewidencji poczty przychodzącej i wychodzącej, a także rozmaitych rejestrów definiowanych przez użytkownika jak rejestr umów, faktur, rozmów telefonicznych i innych. Atutem jest możliwość analizy prowadzonej korespondencji, łatwy dostęp do treści pism oraz automatyzacja w procesie tworzenia korespondencji. Program Kancelaria zapewnia obieg dokumentów kancelaryjnych w każdej firmie, organizacji, instytucji. Ułatwia on tworzenie i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa.
System oferuje zdalny dostęp do ewidencji dokumentacji firmy. Ewidencje zawierają informację o pełnym postępowaniu z dokumentem począwszy od tego kto dokument przyjął, kiedy została udzielona odpowiedź a skończywszy na tym gdzie dokument jest przechowywany. Portal daje możliwość śledzenia pełnej dokumentacji związanej z danym zdarzeniem lub zadaniem. Dużą zaletą programu jest możliwość adresowania kopert, drukowanie etykiet adresowych, obliczanie opłat pocztowych czy prowadzenie dziennika podawczego. Poniżej przedstawiono kluczowe elementy systemu.
Rejestracja w dzienniku korespondencji
Dziennik korespondencji pozwala na rejestrację pism przychodzących i wychodzących we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Każde pismo może zostać dodane do Kancelarii z wieloma oznaczeniami w tym przede wszystkim z oznaczeniem korespondenta, którego dotyczy, tematu i treści, sygnatury sprawy i szeregu innych. System daje możliwość podpinania załączników pod dodawane pisma (w tym skanów pism).
Indywidualnie tworzone rejestry dokumentów
Rejestry kancelaryjne są to katalogi ("segregatory"), w których gromadzone są dokumenty danego typu. Każdy rejestr kancelaryjny zakładany jest przez użytkownika stąd może on samodzielnie określić, który rejestr będzie do czego wykorzystywany. Typowymi przykładami tworzonych przez użytkowników rejestrów są: rejestr umów, rejestr faktur przychodzących, rejestr faktur wychodzących, rejestr kart gwarancyjnych, rejestr korespondencji wewnętrznej, rejestr rozmów telefonicznych, rejestr ofert, rejestr zapytań ofertowych. Są to tylko przykładowe rejestry - każda jednostka może założyć takie, których potrzebuje z punktu widzenia specyfiki prowadzonej działalności.
Baza korespondentów
Baza korespondentów to zbiór wszystkich podmiotów jak firmy, osoby, organizacje, instytucje, z którymi była prowadzona korespondencja. Dzięki gromadzeniu danych o korespondentach w jednym katalogu w bazie możliwe jest proste wprowadzanie kolejnych pism a także analiza prowadzonej korespondencji.
CRM i Sprawy
CRM czyli zarządzanie kontaktami z klientami, pozwala na rejestrację wszystkich kontaktów z klientem, organizacją. System został tak zaprojektowany, że pozwala pracownikom przekazywać sobie działania, które mają zostać podjęte w celu obsługi klienta (np. polecenie kontaktu, wysyłki, polecenia z zakresu sprzedaży jak fakturowanie, ofertowanie, przyjęcie zamówienia oraz inne). System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.
Kampanie
Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.
Specyfika działania i pracy
Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących
Istnieje możliwość przekazywania korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie
operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób
Dostęp do usługi realizowany jest za pomocą zabezpieczonego, szyfrowanego protokołu https. Każdy firma posiada swój indywidualny adres usługi, pod którym użytkownicy danej firmy logują się swoim loginem i hasłem. W samej Kancelarii natomiast wprowadzonej zostały zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych użytkowników do wprowadzonej informacji, poprzez system
haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
Dołączanie załączników do wprowadzanych pism
System pozwala na dodanie do każdego wprowadzanego pisma wielu załączników w postaci dokumentów tekstowych czy graficznych. W ten sposób w łatwy sposób do wprowadzonego do systemu pisma można dodać zeskanowany dokument czy ilustracje zdjęciowe.
Analizy i selekcje
System daje możliwość przeprowadzenia różnorakich analiz wprowadzonej dokumentacji. Można je prowadzić dwojako:
— w postaci selekcji na liście – na ekranie komputera,
— w postaci zestawienia, które można wydrukować.
Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – przykładowo po korespondencie, temacie, zakresie dat.
Ułatwienia w zarządzaniu wysyłką poczty tradycyjnej
W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji. Możliwe jest adresowanie kopert poprzez wydruk nalepek adresowych bądź nadruk na kopertach. System daje możliwość obliczania opłat. Specjalny filtr ‘dla listonosza’ pozwala śledzić, które przesyłki zostały już wysłane, a które jeszcze oczekują na nadanie – pozwala także kontrolować, do której korespondencji zażądano zwrotnego potwierdzenia odbioru i czy takie potwierdzenie do firmy już dotarło. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
Model pracy
Kancelaria Madar oferowana w modelu dostępu zdalnego do programu poprzez przeglądarkę internetową daje możliwość pracy nieograniczonej terytorialnie. Zdecydowanie ułatwia pracę z zarządzaniem dokumentacją w firmach wieloodziałowych. Łatwy dostęp do systemu mają także pracownicy pracujący w terenie jak np. przedstawiciele hadlowi - system bez problemu obsługiwany jest na smartfonach i tabletach. Dostęp do systemu możliwy jest całą dobę, z dowolnego urządzenia (komputer, smartfon, tablet) wyposażonego w przeglądarkę z dostępem do Internetu.
